Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor Höegh Eiendom AS, dets heleide datterselskaper, samt deleide selskaper som administreres og forvaltes av Höegh Eiendomsselskap AS (HE-konsernet) samler inn og behandler dine personopplysninger.
HE ved virksomhetens leder er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av HE konsernet. Det daglige ansvaret er delegert til den enkelte kundeansvarlige. Personvernerklæring som følger under inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom HE-konsernet og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.
Vår bruk av personopplysninger
Vi samler inn og behandler personopplysninger for at vi skal kunne oppfylle våre avtaler med våre kunder, herunder yte den gode service disse fortjener, og ellers oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av dine personopplysninger.
Personopplysninger vi behandler henter vi i all hovedsak fra den registrerte selv, eller vi mottar disse via våre avtaleparter (når vi har rollen som databehandler). HE henter i noen tilfeller opplysninger også fra tredjepart. Det kan være fra offentlige registre eller myndigheter. Vi vil alltid varsle om slik innhenting i forkant, med mindre innsamling av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte kjenner til opplysningene som varslet skulle inneholde.
Vi benytter oss også av skjemaer via Meta hvor Meta vil kunne få tilgang til personopplysninger. Dette vil det bli informert om i det enkelte tilfelle. Behandlingen gjøres for å innhente informasjon om interessenter til leiligheter, og vil skje på grunnlag av samtykke.
Utlevering av personopplysninger - Overføring av personopplysninger til tredjepart
Dine personopplysninger behandles konfidensielt hos oss og det er bare de med tjenstlig behov hos oss som vil ha tilgang til dine personopplysninger. Som hovedregel vil vi derfor ikke dele dine personopplysninger med noen utenfor HE-konsernet, med mindre dette er lovpålagt (for eksempel til offentlige myndigheter og for å oppfylle hvitvaskingslovverket).
Personopplysninger kan imidlertid bli gjort tilgjengelig for andre selskaper innenfor vårt konsern, og andre selskaper tilknyttet Høegh familien som etter avtale med oss har ansvar for selskapsadministrasjon mv, samt for de selskapene som etter avtale med oss forestår den tekniske driften av våre systemer. Når vi gir tredjeparter tilgang til personopplysninger på denne måten, sikrer vi at disse tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning, herunder konfidensialitet.
Det kan også være at vi i noen sammenhenger deler noen av dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere, som eksempelvis bank- og forsikringsselskaper. Videre vil kontaktinformasjon til interessenter til boligprosjekter, som ber om å bli kontaktet, bli delt med megler for det aktuelle prosjektet. Merk at vi aldri vil dele dine personopplysninger med en tredjepart uten at vi har ditt samtykke, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Skatteetaten). Vi kan videre gi tredjeparter tilgang til akkumulerte og anonymiserte data.
Hvilke personopplysninger behandler vi?
Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere ditt kundeforhold, og eventuelt leverandørforhold, eller for å sende deg relevant informasjon som du selv ber om. Opplysninger vi registrerer er for eksempel navn, fødselsdato / personnummer, telefonnummer, epostadresse, postadresse og bilskiltnummer Det er frivillig å motta markedsføring, og du kan enkelt endre på hva slags informasjon du abonnerer på – eller melde deg helt av – i bunnen av e-postene våre eller ved å sende en e-post til: personvern@hoegheiendom.no
Om bruk av cookeis på HE-konsernets nettsider se hoegheiendom.no/cookies
Grunnlag for behandlingen
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i HE er hovedsakelig for å oppfylle en avtale (leieavtale, kjøps-/salgsavtale, parkering, leverandørkontrakt mv). Hjemmel i lov kan også være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten og andre offentlige myndigheter. Videre vil berettiget interesse, som ikke overstiger inngripen i ditt personvern, i noen tilfelle være grunnlag for behandlingen.
Utover dette vil vi ved behov innhente ditt samtykke. Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag vil vi gjøre bruk av vårt eget samtykkeformular slik at vi får innhentet et gyldig samtykke.
Lagring av personopplysningene og sletting
Personopplysningene du registrerer lagres på servere hos våre databehandlere, serverne er hovedsakelig lokalisert i Norge, som i dag anses for å være en trygg og tilfredsstillende lagring av dine opplysninger. Grunnen til dette er at alle EU / EØS stater er forpliktet til å møte kravene i GDPR og dermed sikrer den registrerte et minimum av personvern. I enkelte tilfeller gjøres bruk av profesjonelle tredjeparter som er lokalisert utenfor EU / EØS i markedsføringsøyemed. I de tilfeller personopplysninger registreres i forbindelse med slik markedsføring vil behandlingen være basert på samtykke.
HE sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysningene, eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi slette dine opplysninger. Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en viss periode. Vi har egne konkrete sletterutiner per behandlingsaktivitet.
Dine rettigheter som registrert
Du har rett til å anmode oss om innsyn, korrigering, sletting, begrensning av behandlingen, og utlevering av personopplysningene dine (dataportabilitet). I tillegg kan du anmode oss om å avslutte behandlingen av personopplysningene (trekke ditt samtykke tilbake). Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt, med mindre lovkrav pålegger oss noe annet. Anmodningene kan rettes til IT driftsansvarlig.
Der hvor vi yter tjenester for våre leietakere (bedrifter) vil det være leietaker som er behandlingsansvarlig for de personopplysningene som behandles ved bruk av tjenestene, og leietaker må kontaktes for å håndheve dine rettigheter.
Dersom du mener vi har brutt personvernregelverket har du mulighet til å klage til Datatilsynet.
Dersom det er ønskelig med mer informasjon om vår behandling av personopplysninger, kan vi kontaktes på tlf 22 22 10 00 eller personvern@hoegheiendom.no.
Endringer av denne personvernerklæringen
HE kan revidere denne personvernerklæringen når behandlingen av personopplysninger endres eller når revisjon er nødvendig på grunn av endringer i gjeldende lovgivning. Når vi gjør endringer i denne erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og den endrede personvernerklæringen har virkning fra siste revisjonsdato.