Hopp til hovedinnhold

Konsernet har foretatt aktsomhetsvurderinger ihht åpenhetsloven. Allmenheten kan be om informasjon ihht åpenhetslovens § 6 ved å sende en skriftlig henvendelse til aapenhetsloven@hoegheiendom.no. For at henvendelsen skal kunne besvares må den gi tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva henvendelsen gjelder.

Klikk her: Åpenhetsloven 2022 Aktsomhetsvurdering

->

Formål: Få kunnskap og oversikt over negativ påvirkning (direkte/indirekte) på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i vår leverandør-/verdikjede.

Oppdatert per. 30.06.2023 1.

1. Innledning

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022, og skal fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Lovens sentrale krav er å gjennomføre aktsomhetsvurderinger, som grovt vil si kartlegging, vurdering og håndtering av negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har (i) forårsaket eller (ii) bidratt til, eller (iii) som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.

Aktsomhetsvurderingene skal gjøres regelmessig og stå i forhold til virksomhetenes størrelse, kontekst, kontrollmulighet og risikoen for negativ påvirkning. I tillegg følger det en årlig rapporteringsplikt (fra juni 2023) og en innsynsrett for enhver (fra juli 2022).

Loven og dermed Höegh Eiendoms rammeverk for aktsomhetsvurderinger er basert på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP) og OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. De beskriver en risikobasert metode som starter med forankring, kartlegging og risikovurdering, og munner ut i tiltak, rapportering og overvåking. Dette skal være en kontinuerlig prosess for å identifisere områder, produkter eller leverandører med særlig høy risiko.

Selve forankringen handler om å ha relevante policyer og retningslinjer på plass, og effektive styringssystemer for implementering av disse. I Höegh Eiendom betyr dette at de Etiske Retningslinjer som signeres av alle ansatte forankrer de krav som følger av Åpenhetsloven, og at disse er forankret i selskapets strategi og mål på konsernnivå. Videre at vi eksternt er tydelige i våre krav. Vi jobber med å styre eksisterende krav til leverandører og samarbeidspartnere gjennom en ny «Code of Conduct» som skal signeres av alle entreprenører og større leverandører, i tillegg til at vi har etablert gode rutiner for valg, godkjenning, samarbeid og oppfølging av leverandører gjennom Höegh Eiendoms etiske retningslinjer og bærekraftstrategi, sammen med de konkrete krav som stilles til kunder, leverandører og samarbeidspartnere i verdikjeden.

Vi har tilpasset aktsomhetsvurderingen i en fire trinns arbeidsmetode, som inkluderer følgende tiltak:

  • Trinn 1: Overordnet risikokartlegging og vurdering. Analyse for å kartlegge virksomheten og leverandør-/verdikjeden; og identifisere hvor det mest sannsynlig er risiko, hvor den er høyest og hvor nært risikoen er selskapets kontroll/innflytelse.
  • Trinn 2: Iverksette tiltak (forbygge og rette opp)
  • Trinn 3: Overvåke / kontrollere
  • Trinn 4: Vurdere resultat av tiltakene

2. Trinn 1: Kartlegging og vurdering - hendelser i vurderingsperioden

I ledermøte den 23. august 2022 ble Trinn 1 «Overordnede risikokartleggingen og vurdering» igangsatt, basert på innspill fra alle avdelinger. De kartlagte risikoområdene ble diskutert og satt i system. Gjennomgåelsen innebærer en overordnet kartlegging av risikobildet i selskapet, for å få oversikt over hvor en best kan påvirke eller endre for å bedre en evt. negativ påvirkning (direkte eller indirekte) hva gjelder etterlevelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i forhold til alle ledd i vår verdikjede.

Vurderingen kan oppsummeres som følger:

Höegh Eiendom er et privat, familieeid eiendomsselskap som eier, utvikler, forvalter og drifter eiendommer i Oslo og det sentrale Østlandsområdet.

->

For selskapets virksomhetsområde eiendomsutvikling, består hovedbeskjeftigelsen i utvikling og bygging av fast eiendom. Samtlige entreprisekontrakter er inngått med norske entreprenører. Så vidt våre undersøkelser har vist, er også direkte underentreprenører til våre totalentreprenører primært norske selskaper. Så langt som mulig inngås totalentreprisekontrakter, hvor selskapet kun står i et avtalemessig forhold med én aktør.

For store prosjekter gjennomføres normalt en prekvalifisering.

Alle større entreprisekontrakter er således inngått med selskaper som sorterer under åpenhetsloven, på tilsvarende måte som Höegh Eiendom. Dette gir ingen garanti for etterlevelse i alle ledd, men gir allikevel en større sikkerhet sammenliknet med partnere som ikke er bundet av dette samme regelverket som oss.

I utførelsen av byggeprosjekter benytter vi oss av en ekstern innleid KU funksjon, som gjennomfører kontroll av de utførende på byggeplass.

Vår vurdering er dermed at den største risikoen i selskapets bygg-/utviklingsprosjekter, ikke ligger i «første ledd» altså de aktører vi står i et direkte avtaleforhold med, ei heller utførende på byggeplass. Risikoen oppstår i kraft av at leverandørkjeden og opprinnelse og tilvirkning av materialer og komponenter som benyttes i byggeprosjekter ofte både er lang og kompleks.

Vi har et krav om at det ved leverandørers valg av materialer skal utvises samfunnsansvar og at hensynet til bærekraftig utvikling skal ivaretas. Tredjeparts miljømerkede produkter skal foretrekkes, og der det ikke finnes miljømerkede produkter skal det søkes etter substitutter (substitusjonsplikten Produktkontrolloven § 3 a). Dette blir delvis ivaretatt gjennom BREEAM NOR for Nybygg og gjennom krav til «Ansvarlig innkjøp» MAT 03.

Å forebygge brudd på åpenhetsloven krever, i tillegg til krav i kontrakt, og kontinuerlig oppfølging, også en bevisstgjøring blant de ansatte og solide rutiner for kritisk kontroll i forkant av større innkjøp. For selskapet har dette vært, og vil fortsette å være et viktig fokus ved utøvelse av vår virksomhet. Med en bevisst holdning og klare krav, kan vi bidra til å redusere risikoen for avvik.

->

For Selskapets del av virksomheten som består i forvaltning av eiendom, er situasjonen noe annerledes. Avtalene innenfor forvaltningsområdet er betydelig mindre i omfang. I disse sammenhenger har det tradisjonelt ikke vært gjennomført rutinemessig kontroll på samme måte som i de større entrepriser. Dette representerer en risiko. Det er dog viktig å understreke at slike kontrakter normalt er basert på samarbeid som har pågått over lang tid hvor leverandøren er blitt en type «husleverandør».

Det er lite innslag av ufaglært og/eller utenlandsk arbeidskraft innenfor forretningsområdet «drift og forvaltning», da vi stort sett benytter faglært arbeidskraft som elektriker, rørleggere, heis teknikere, og ande som har behov for spesialkompetanse innen drift av større bygg. Også her er avtalene inngått med norske selskaper som primært benytter faglært arbeidskraft. Området får sjeldent tilsyn av arbeidstilsynet.

Unntak knytter seg bl.a. til det som har vært definert som risikoutsatte virksomhetsområder, f.eks. renhold, som i stor grad benytter ufaglært, utenlandsk arbeidskraft, som normalt heller ikke er del av typiske fagorganisasjoner som kollektivt ivaretar og arbeider for interessene til medlemmene.

Innenfor f.eks. Renholds sektoren, som normalt har vært klassifisert som en «risikosektor» i denne sammenheng, kjøper HE kun tjenester fra renholds selskaper registrert og godkjent i Renholdsregisteret. Disse selskapene er «forhåndskontrollert» av myndighetene, og bidrar til å sikre større grad av etterlevelse av regelverket ift. lønns- og arbeidsvilkår betydelig bedre. For å styrke kontroll har vi i tillegg inngått en avtale med Securitas som tar stikkprøver av de som utøver renhold på og i våre eiendommer. Vi opplever således ikke risikoen knyttet til renhold som betydelig.

Generelt har det også, etter at A krim systemet ble etablert (et tverretatlig samarbeidet mellom Arbeidstilsynet, NAV, politiet og Skatteetaten for å forebygge og bekjempe arbeidslivskriminalitet,) blitt betydelig mindre risiko knyttet til virksomhetsområder som f.eks. maling og renhold m.v. Arbeidstilsynet og Skatteetaten har vært på besøk flere ganger og vi har aldri opplevd utfordringer i forbindelse med slike tilsyn. Tilbakemeldingen har vært at selskapet har god kontroll og gode rutiner.

Satt i et risikoperspektiv bør Selskapet være spesielt bevisst mht. risikoen for avvik ved de arbeidsoppgaver hvor man kan sette «hvem som helst til å gjøre jobben» - male en vegg, flytte, sjaue, m.v. Vi bør også være oppmerksomme på kantineansatte, som utfører vaske og ryddejobber. Omfanget av disse oppgaver, sett opp mot selskapets virksomhet er imidlertid liten. Alt som knytter seg til arbeid med faglært personell, hvor oppdragene er av større størrelse, er betydelig mer kontrollert både på leverandørsiden, men også fra de utførende selv ift. generelt krav til ordnede forhold.

->

Som utleier benytter selskapet seg av standard leieavtale, på samme måte som de fleste andre i bransjen. De nye standardene som innføres i disse dager har to alternative tekster til krav om etterlevelse av Åpenhetsloven. Begge bestemmelser forplikter partene til å drive sin virksomhet slik at brudd på grunnleggende menneskerettigheter ikke oppstår og slik at anstendige lønns- og arbeidsvilkår sikres. I tillegg gis partene gjensidig innsynsrett for å kunne kontrollere etterlevelse/avvik.

Flere av våre leietakere er ikke omfattet av regelverket, da de er «for små» og mest trolig ikke vil akseptere den omfattende bestemmelsen. For disse er det vår målsetning, som alternativ til den utvidede kontraktsteksten, å utarbeide et sett «Code of Conduct/Etiske retningslinjer» som innarbeider de krav vi stiller til våre leietakere, og slik sett gir oss et kontraktsmessig grunnlag for reaksjon ved identifiserte avvik på et senere tidspunkt. Vi vil også, for de større leietakere, vurdere hensiktsmessigheten av å implementere «selvangivelsen» for å identifisere risiko for avvik før kontraktsinngåelse.

->

Hva gjelder forholdet til egne ansatte anser administrasjonen risiko for brudd på åpenhetsloven som svært lav.

Rutiner for varsling, verneombud og AMU er satt i system og det gjennomføres regelmessige møter for oppføling og input fra de ansatte.

Det arbeides aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering på grunn av kjønn, graviditet, legning, rase, etnisitet, livssyn eller annet. Arbeidet involvere temaer som rekruttering, lønns- og arbeidsvilkår, forfremmelse, utviklingsmuligheter, tilrettelegging, mulighet for å kombinere arbeid og familieliv og forebygging av trakassering. Det gjennomføres årlig vurdering av likestilling- og ikke diskriminering for å ivareta ovennevnte målsetning.

Det er gode systemer på oppfølging av krav til HMS og Arbeidsmiljøloven etterleves fult ut.

3. Risikomatrise

Nedenfor følger Risikomatrise, som viser ledergruppens vurdering av de ulike risikoer ift etterlevelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold opp mot de relevante virksomhetsområder i selskapet. Som det fremkommer har vi ikke kategorisert noen risikoer som røde da slik prioritering forutsetter alvorlighetsgrad og påvirkningsmulighet. Det er p.t. verken fattet mistanke om eller avdekket avvik. De områdene som står på «gult» er vurdert som områder hvor vi mener Selskapet skal ha ekstra fokus. Dette har en sammenheng med ovennevnte risikoanalyse, samt viktigheten av å få implementert nødvendige dokumenter og rutiner i forbindelse med den nye åpenhetsloven:

Risikomatrise, som viser ledergruppens vurdering av de ulike risikoer ift etterlevelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Basert på administrasjonens aktsomhetsvurdering ligger selskapets største risiko for avvik i byggeprosjekter med store leveranser, som kan bestå av mange komponenter, som kommer fra ulike deler av verden og hvor det kan være vanskelig å kontrollere opphav/tilvirkning gjennom datablader og merking. Også andre områder har en iboende risiko for avvik. Også dette er hensyntatt ved administrasjonens utforming av tiltak for kommende periode:

4. Trinn 2 - tiltak

Etter å ha gjennomført risikokartlegging, har ledergruppen sett nærmere på de identifiserte risikoområder under Trinn 1, og søkt å finne årsak til de identifiserte risikoer i selskapet.

Basert på risikovurderingen og prioritering av risikoene er det utarbeidet en plan med tiltak. De besluttede tiltak har til formål å redusere eller forebygge negativ påvirkning for den prioriterte risiko. Dette kan være alt fra opplæring av ansatte og kulturbygging, oppfølging av en leverandører, krav om ytterligere dokumentasjon ift sertifisering av leveranser i byggeprosjekter m.v.

Basert på den første aktsomhetsvurderingen selskapet har gjennomført, er følgende tiltak besluttet iverksatt:

1) Overordnede retningslinjer

Selskapets etiske retningslinjer oppdateres og tilpasses Åpenhetsloven. Mange av kravene er allerede godt forankret i eksisterende Etiske Retningslinjer, som igjen bygger på selskapets grunnleggende kultur, strategi og retningslinjer for både Bærekraft, HMS arbeid og HR i selskapet. Selskapet estiske retningslinjer signeres av de ansatte hvert 2. år.

  • Oppdateringen er gjennomført høsten 2022 og skal bidra til å sikre at selskapets overordnede prinsipper for virksomhetsstyring er i tråd med gjeldende krav.

2) Bevisstgjøring og ansvarliggjøring av ansatte

Det skal gjennomføres et internt kurs for alle ansatte med fokus på Åpenhetsloven (grunnleggende krav til menneskerettighet og anstendige arbeidsforhold. Målsetningen for opplæringen er flerdelt:

  • De ansatte skal forstå det nye regelverket og hva dette innebærer (i) for Höegh Eiendom som selskap og (ii) for den enkelte ansatte ved arbeid i selskapets tjeneste.
  • De ansatte skal få et mer bevisst forhold til hvordan hver og en kan bidra til å sikre at selskapet etterlever (forebygger brudd på) menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i vår leverandør-/verdikjede, mao. hvordan den ansatte kan bidra til å forebygge og redusere risiko for negativ påvirkning. Slik sett er målet å skape en ansvarliggjøring og rom for kritisk tenkning ikke bare i forhold til selskapet internt, men også i forhold til de krav vi stiller og den konkroll vi foretar i alle ledd i vår verdikjede.

3) Tydelige krav til kunder, leverandører og samarbeidspartnere

Det skal utarbeides et revidert sett «Code of Conduct», kalt «Bok 0» i forhold til våre større prosjekter, som skal benyttes overfor større kunder, leverandører, leietakere og andre samarbeidspartnere, for nettopp å sikre etterlevelse i hele verdikjeden.

For andre leverandører (rådgivere, leverandører av forvaltningstjenester, entreprenører, og andre) har vi innført en såkalt «selvangivelse» med spørsmål som skal utfylles og kontrolleres for å avdekke eventuelle avvik ift våre krav. Også selvangivelsen skal gjennomgås for å avsjekke behov for eventuelle tilleggsspørsmål/dokumentasjon for å være compliant ift våre krav.

Selskapet vil se på hvorvidt det skal innføres krav om Startbank ved større innkjøp. (1)

  • Code of Conduct (etiske retninglinjer mot eksterne) ble utarbeidet høsten 2022.

4) Stikkprøver, kontroll og dokumentasjon

Selskapets skal fortsette å ha fokus for KU funksjonen og vil se på hvorvidt «egenkontrollen» gjort av KU faktisk dekker alle nødvendige områder (kontroll av produktdatablader, HMS, timelister m.v.). I denne sammenheng er det en målsetning å få kravene i åpenhetsloven innarbeidet i KUs sjekklisten, for å sikre større kontroll.

Administrasjonen vil utarbeide en plan for utvidet rutinemessig stikkontroll av aktører i verdikjeden for å overvåke gjennomføring og sikre at våre tiltak og krav er effektive og etterleves i praksis. Dette vil vise om de iverksatte tiltak er tilstrekkelige og har ønsket effekt.

I forbindelse med åpenhetsloven skal antall faktiske eller meldte tilfeller av brudd på menneskerettigheter og uanstendige arbeidsforhold logges og rapporteres i henhold til egen rutine som etableres for dette. For bærekraft og HMS foreligger allerede rutiner og dette rapporteres i Simployer.

Vurdering av de tiltak som iverksettes vil evalueres fortløpende.

Selskapet jobber aktivt for å fremme en kultur hvor etterlevelse av menneskerettigheter og akseptable arbeidsforhold er en integrert del av selskapets etikk og virksomhetsstyring. Dette er også forankret i konsernets overordnede styringsdokumenter. Etter implementering av åpenhetsloven har selskapet i større grad enn tidligere også fokusert på hele verdikjeden for å sikre nevnte etterlevelse i alle ledd av selskapets virksomhet. Selskapet er generelt positivt innstilt på å tilrettelegge for en grunndiger oppfølging også ift eksterne, og har besluttet å gjennomføre ovennevnte tiltak og grep som man har funnet best egnet hensyntatt virksomhetens karakter og størrelse sett opp mot den antatte type risiko.

Selskapet har også opprettet en kanal for å motta eventuelle henvendelser om informasjon i lys av kravene under Åpenhetsloven. Informasjon om denne ligger på selskapets hjemmeside, på samme sted som man finner info om Personvern.

Av teksten fremkommer at Höegh Eiendom konsernet er underlagt reglene i åpenhetsloven, at det gjennomføres aktsomhetsvurderinger ihht åpenhetsloven, og at påkrevd informasjon offentliggjøres årlig innen fristen 30. juni.

Videre, kan allmenheten be om informasjon ihht åpenhetslovens § 6 ved å sende en skriftlig henvendelse til [aapenhetsloven@hoegheiendom.no]. For at henvendelsen skal kunne besvares må den gi tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva henvendelsen gjelder.

--------

(1)

Byggenæringens Landsforening (BNL) har med utgangspunkt i prosjektet ”Seriøsitet i byggenæringen”, etablert et felles leverandørregister for BA-næringen. Formålet med leverandørregisteret er å bidra til at aktørene i BA- næringen kan konkurrere på like vilkår. I tillegg vil en gjennom ordningen oppnå en effektiv og ressurssparende informasjonsdeling av felles opplysninger.

Krav til leverandører

For å oppnå registrering må leverandøren:

  • foreta salg i eget navn
  • oppgi finansielle nøkkeltall
  • være ajour med betaling av skatter og avgifter
  • ha oppfylt lovpålagte krav om rapportering til offentlige registre, slik som: årsberetning, årsregnskap etc.
  • ikke være konkurs eller i gjeldsforhandlinger
  • tilby produkter/tjenester som inngår som en del av ordningen på registreringstidspunktet
  • levere komplett registreringsunderlag bestående av StartBANK spørreskjema samt standardiserte egenerklæringer (SB1 og SB2)
  • sende inn kopi av selskapets nyeste firmaattest
  • sende inn gyldig ansvars- og yrkesskadeforsikring
  • sende inn gyldig skatteattest
  • ha betalt inn den årlige registreringsavgiften